Un primer contacto con Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos y tareas de manera colaborativa en grupos de trabajo. Forma parte de las aplicaciones más utilizadas actualmente para el trabajo en equipos distantes o en teletrabajo, junto con Asana o Basecamp. De hecho permite integrarse tanto con estas aplicaciones, como con otras para compartir o editar colaborativamente archivos en la nube (GoogleDrive, OneDrive, Jira Cloud, etc.) o establecer comunicación mediante chats, llamadas o videoconferencias (Slack, Zoom, Webex, Teams, etc).

Espacio de trabajo y tablero de tareas en Trello

En un primer contacto, Trello parece un simple gestor de tareas, porque su filosofía de trabajo se basa en la organización y control de tareas mediante tableros virtuales, listas y tarjetas. Sin embargo, al ir profundizando en él descubres funciones avanzadas que ayudan a mejorar las rutinas del trabajo en equipo y la gestión del tiempo. 

Tras crear un espacio de trabajo e invitar a él a los colaboradores o miembros del equipo de trabajo mediante sus correos electrónicos (e-mail), se crea el tablero del proyecto y las listas que estimemos oportunas para organizar las tareas mediante tarjetas. También podemos aprovechar las plantillas disponibles para los proyectos y situaciones más habituales: en la imagen inicial las tareas se distribuyen en la plantilla por defecto, que consta de tres listas (columnas): pendientes, en proceso y finalizadas.

Edición de las tarjetas (tareas)

Cada etiqueta puede ser editada individualmente, con su propia descripción, color (puede aplicarse a toda ella o sólo a una etiqueta que se muestra como una línea en la parte superior). Además de las tareas normales, podemos crearlas de tipo checklist, especialmente útil cuando un trabajo complejo debe descomponerse en tareas más simples pero que requerirán posteriormente un control exhaustivo de su ejecución.

Permiso OneDrive

También podemos asignar cada tarea a miembros concretos del equipo y adjuntarles documentos, bien sea por ser una información necesaria para el miembro del equipo al que se le ha encomendado realizar la tarea, o bien como documento base para el trabajo colaborativo a realizar por el equipo de trabajo. Esta función requiere conectar Trello con servicios externos (en la imagen, Microsoft OneDrive, pero también puede de hacerse desde Google Drive, Jira Cloud y otros servicios de almacenamiento y edición compartida en la nube) y concederle los consiguientes permisos, aunque todo ello se realiza de una forma transparente, reversible y muy sencilla para un usuario no especializado.

 

Tareas ya organizadas en Trello

Trello utiliza Secure Sockets Layer (SSL), por lo que asegura una conexión fiable en la que los datos se transmiten cifrados y su carga es rápida. Los tableros pueden ser públicos, privados o restringidos discrecionalmente a los miembros del equipo, usuarios o colaboradores que se estime oportuno. Otro de sus puntos fuertes son las notificaciones instantáneas de los cambios y avisos a los miembros del equipo incumbidos en cada tarea y proyecto.